Ze schůzky k zápisům a úkolům na autopilot.

Příklad složek

Do 01 RAW patří celý export. Do 02 Zpracované patří zápis vytvořený podle promptu níže. Pokud schůzka řeší více projektů, urči jeden hlavní a ostatní v zápisu uveď; agenta nenechávej hádat, kam záznam patří.

Název souboru skládej z data, času a tématu. Stejný základ názvu propojí přepis se zápisem. Nahrávku můžeš ponechat v původní aplikaci a přidat na ni odkaz.

Ke každému přepisu předej také: název projektu, datum schůzky, časové pásmo, známé účastníky a jejich role. Tyto údaje můžeš dát do zadání vedle přílohy. Původní export kvůli tomu nemusíš upravovat.

Pro první ruční zkoušku evidenci nepotřebuješ. Před opakovaným přenosem do nástrojů do ní ale začni ukládat identifikátor schůzky, stav zpracování a odkazy na vytvořené položky. Agent pak pozná, co už udělal. Pokud přepis opravíš, zachovej původní verzi a opravu označ jako novou verzi stejné schůzky.

Složka může být místní nebo sdílená, například na Google Drivu. Ověř, že ji tvoje AI skutečně umí přečíst. Nahrání souboru do jednoho chatu samo nezajistí, že agent uvidí všechny příští soubory ve složce.

Hotovo máš, když: nový přepis má jedno konkrétní místo a původní text zůstává zachovaný i po vytvoření zápisu.

Modelový vstup

Schůzka Projektu Atlas proběhla 11. 11. 2026 v pásmu Europe/Prague. Mluvčí jsou známí: Jana a Petr.

Jak má vypadat výsledek

Klíčové body: první verze stránky je schválená. Spuštění reklam čeká na schválení textů. Ověření měření zatím nemá odpovědného člověka ani termín. Anglická verze je návrh.

Potvrzené rozhodnutí: první verze landing page je schválená; reklamy se spustí až po schválení textů. Zdroj: 00:12.

Doplnit před předáním: kdo konkrétně převezme U02 a do kdy má být měření ověřené? U01 je obsahově připravený k přenosu, U02 zůstává k doplnění. Anglická verze patří do návrhů, nevzniká z ní úkol. Podmínka spuštění reklam se zachová v zápisu; nevzniká automaticky nový úkol „spustit reklamy“ bez domluveného zadání.

Stejné úkoly v JSON

Zkrácená ukázka pole tasks z výstupu. U01 má potvrzeného člověka i datum. U02 čeká na doplnění odpovědnosti a termínu. U U01 je datum v due_date a hodina 15:00 v due_time, takže se do CRM může přenést i přesný čas. Časové pásmo určuje meeting.timezone; původní formulace zůstává v due_original. U U02 není domluvené datum ani hodina, proto jsou obě hodnoty null.

{
  "meeting": {
    "timezone": "Europe/Prague"
  },
  "tasks": [
    {
      "id": "U01",
      "title": "Poslat Janě dva návrhy titulku",
      "owner": "Petr",
      "due_date": "2026-11-12",
      "due_time": "15:00",
      "due_original": "zítra do 15:00",
      "condition": null,
      "evidence": "00:25–00:31",
      "status": "ready",
      "missing": []
    },
    {
      "id": "U02",
      "title": "Ověřit měření formuláře",
      "owner": null,
      "due_date": null,
      "due_time": null,
      "due_original": "",
      "condition": null,
      "evidence": "00:40",
      "status": "needs_input",
      "missing": [
        "owner",
        "due_date"
      ]
    }
  ]
}

Zkontrolovaný zápis ulož do 02 Zpracované. Když později získáš chybějící odpověď, přidej ji jako doplnění s datem a zdrojem, například „Potvrzeno Petrem 12. 11. v e-mailu“. Zachováš tak rozdíl mezi původní schůzkou a pozdější dohodou.

Hotovo máš, když: úkoly mají konkrétní výsledek a u každého vidíš odpovědnost a termín, nebo výslovné upozornění, co je nutné zjistit.

Přímý konektor

Některé nástroje nabízejí vlastní konektor nebo MCP server, například Pipedrive, HubSpot nebo Fireflies. Najdeš je v nabídce aplikací, pluginů nebo konektorů svého AI prostředí. Připoj správný pracovní účet; názvy nabídek se mohou lišit podle verze a účtu.

Ověř čtení i zápis

Ať použiješ kteroukoli cestu, ověř zvlášť čtení a zápis. Připojení, které umí najít dokument, nemusí umět vytvořit poznámku nebo úkol. Oficiální dokumentace OpenAI rozlišuje instrukce skillu od akcí dostupných přes aplikace. Stejně tak samotný prompt nepřidá agentovi oprávnění, která nemá.

Před zápisem mu zadej:

MCP znamená Model Context Protocol: standard, přes který může agent používat nástroje dalších služeb. MCP server je rozhraní k těmto nástrojům. Sám o sobě neurčuje, co se má ukládat, ani nespouští hodinovou kontrolu. Technické detaily připojení popisuje Composio Connect.

Zadání prvního přenosu

Předej agentovi zkontrolovaný zápis a odkaz na dokument Instrukce pro ukládání. Pak zadej:

Zkontroluj náhled. Potom povol vytvoření těch konkrétních položek, které jsou správně. Například:

Checkbox v textu není úkol v aplikaci. Nestačí vložit řádek s Petrovým jménem do poznámky. Úkol má mít v cílovém nástroji vyplněné pole odpovědné osoby a termín. Pokud to nástroj neumí, vědomě si zvol náhradu; agent ji nesmí vydávat za skutečné přiřazení.

Zabraň duplicitám a ztraceným polovinám přenosu

Každá schůzka potřebuje stálý identifikátor, například atlas-2026-11-11-1000, a její úkoly čísla U01, U02. Identifikátor vlož do vytvořené poznámky i do popisu úkolů a zaznamenej ho v evidenci spolu s odkazem na vytvořenou položku. Samotné datum nestačí, pokud máš víc schůzek denně.

Před každým vytvořením ať agent prohledá evidenci i cílovou aplikaci podle identifikátoru. Když se uloží poznámka a první úkol, ale druhý selže, další průchod doplní jen chybějící položku a nezaloží všechno znovu. Při opravě přepisu zachovej identifikátor schůzky i existujících úkolů.

Hotovo máš, když: otevřeš skutečnou poznámku i úkol v cílové aplikaci a druhý průchod stejným podkladem nevytvoří jejich kopie.

Zadání pro vytvoření skillu

Postup přidání se liší podle aplikace. V ChatGPT i Claude vycházej z aktuální podpory vlastních skills ve svém účtu. Nativní skill obvykle obsahuje instrukce v souboru SKILL.md; pouhé přiložení textu k jednomu chatu není totéž jako jeho uložení a dostupnost v dalším chatu. Pokud funkci skills nemáš, uchovej postup jako projektovou instrukci a přikládej jej při spuštění. Víc o skillech najdeš v tipu 4 pilíře, které tvůj AI agent potřebuje.

Při první kontrole můžeš skill vyvolat jménem. Nech agenta vypsat, z jaké složky čte a kam má zapisovat. Potom zkus jiný přepis, záznam s chybějícími údaji a opakované zpracování stejné schůzky. Teprve po těchto zkouškách mu předej opakované ukládání v přesně vymezeném rozsahu.

Co musí být propojené

Samotná kontrola složky nezajistí export z nahrávacího nástroje. Pokud přepisy zatím stahuješ ručně, musíš je dál ukládat do vstupní složky. Pro automatizaci celého toku ověř také automatický export nebo dostupné rozhraní svého nahrávacího nástroje. Dokud není přepis ve sledované složce nebo dostupný přes ověřené připojení, agent jej nemá z čeho zpracovat.

Varianta A: plánovaná úloha v prostředí agenta

Pokud tvoje prostředí podporuje plánované úlohy s přístupem ke vstupům a cílovým aplikacím, použij je. Například Claude popisuje plánované úlohy v nabídce Scheduled. Při vytváření zkontroluj rozvrh, instrukce, konektory a režim schvalování akcí. Dostupnost se řídí účtem a prostředím.

Do instrukcí plánované úlohy dej:

Nastavení nejprve ulož jako návrh nebo pozastavenou úlohu, pokud to aplikace umožňuje. Spusť jeden test, zkontroluj skutečné výsledky a pak povol pravidelné ukládání pouze do zvolených míst. Jestli plánovač neumí potřebnou pracovní dobu nebo akce bez tvé přítomnosti, přejdi na variantu B. Pouhé potvrzení agenta „budu to dělat každou hodinu“ není důkaz, že existuje naplánovaná úloha.

Varianta B: Zapier nebo n8n

Ve videu zmiňuju také Zapier a n8n. Použij je, pokud potřebuješ mít rozvrh a přenosy v samostatné automatizaci. Nejrychlejší start bývá hotová šablona: Plaud má v Zapieru spouštěč pro dokončený přepis a shrnutí a Zapier nabízí šablonu, která z nich vytvoří poznámku v Pipedrive. Pro zápis s úkoly podle promptu postav vlastní tok. Logika zůstává stejná:

1. Plánovač spustí kontrolu v pracovní době.
2. Připojené úložiště vrátí nové dokončené soubory.
3. Evidence odfiltruje už zpracované schůzky a zabrání souběhu stejného záznamu.
4. Model zpracuje přepis podle stejného promptu.
5. Kontrola povinných údajů oddělí připravené úkoly od neúplných.
6. Akce cílových aplikací vytvoří poznámku a připravené úkoly, ověří je a průběžně uloží jejich identifikátory.
7. Chyba nebo chybějící údaj se objeví na určeném místě k řešení.

Pro n8n použij Schedule Trigger, v nastavení workflow zvol Europe/Prague a v režimu Custom (Cron) můžeš pro uvedený vzor použít 0 9-17 * * 1-5. Znamená to minutu 0, hodiny 9 až 17, pondělí až pátek. Podle dokumentace Schedule Trigger začne pravidelný běh až po uložení a publikaci workflow. Nejdřív otestuj ruční průchod s jedním souborem.

Konektory připojené v chatu se automaticky nepřenášejí do n8n nebo Zapieru. Tam nastavíš vlastní připojení úložiště, modelu a cílových aplikací. Pro automatizaci použij JSON z konce zápisu: každý úkol v něm má vlastní pole pro odpovědnou osobu, datum, čas termínu a stav, takže je můžeš přímo namapovat na pole v CRM. Pokud je due_time vyplněné, přenes do CRM datum i čas v pásmu meeting.timezone; když cílová akce hodinu nepodporuje, nech agenta tento rozdíl výslovně oznámit. Úkoly se stavem needs_input nezakládej a pošli je k doplnění. Jednotlivé služby mohou mít vlastní limity a cenu. Před zapnutím ověř dostupné akce, rozpočet a chování při opakování chyby.

Kdy musí být počítač zapnutý

Pokud proces pracuje jen s místními soubory nebo běží na tvém počítači, počítač musí být zapnutý a nesmí spát. Potřebná aplikace nebo služba musí běžet a mít přístup k síti.

Při vzdáleném běhu mohou úlohy pracovat i s vypnutým notebookem, pokud mají všechny vstupy a přístupy dostupné vzdáleně. Aktuální Claude rozlišuje vzdálené plánované úlohy a úlohy vyžadující místní soubory nebo aplikace; druhé běží místně. Stejně tak n8n na tvém notebooku vyžaduje jeho běh, zatímco automatizace v cloudu není na notebooku závislá. Vzdálený plánovač sám nezpřístupní složku uloženou pouze na disku.

Hotovo máš, když: v plánovači vidíš další běh ve správném pásmu, nový zkušební přepis projde celým tokem a opakovaný běh nevytvoří duplicity. Ověř také jeden neúplný vstup a jedno selhání přenosu. Musí být dohledatelné, co vzniklo, co čeká a kde to vyřešit.